Apartman ve Site Yönetimleri İçin Enerji Kimlik Belgesi

Apartman ve site yönetimlerinde Enerji Kimlik Belgesi genellikle bir daire satılacağı zaman gündeme gelir ve aceleye gelir. Daire satışında belge teslimi mal sahibinin yükümlülüğüdür, ama belgenin kendisi binanın tamamı için düzenlenir. Bu yüzden önceden, yönetim eliyle alınmış bir belge tüm kat maliklerinin işini görür.

Belge neden bina geneli olmak zorunda?

19 Şubat 2022'den beri yönetmeliğin 25/8. fıkrası açıktır: "Enerji Kimlik Belgesinin, binanın tamamı için hazırlanması şarttır." Eski metindeki "isteğe bağlı olarak her bağımsız bölüm için ayrı belge" seçeneği kaldırıldı. Yani bir kat maliki kendi dairesi için tek başına ayrı bir EKB çıkaramaz; belge binanın tamamını kapsar.

Bu kural yönetimler için aslında kolaylıktır:

• Hesap bina bütünü üzerinden bir kez yapılır.
• Maliyet kat malikleri arasında paylaşıldığında kişi başına düşen tutar küçülür.
• Her satış ve kiralamada yeniden belge arama derdi kalmaz.
• Bina girişine asma yükümlülüğü tek belgeyle karşılanır.

Fiyat sayfamızdaki apartmanlar için örnek EKB fiyat hesabı, toplam tutarın daire başına nasıl bölündüğünü gösteriyor.

Yönetici olarak süreç nasıl işler?

1. Önce mevcut belgeyi kontrol edin. Bina yeniyse iskân aşamasında belge ilgili idareye sunulmuş olmalıdır; EKB düzenlenmeyen binaya yapı kullanma izni verilmez (md. 25/4). Belge müteahhitte veya ilk yönetimde kalmış olabilir. e-Devlet'teki hizmetle binanızın EKB kaydını sorgulayın.

2. Süresine bakın. Belge düzenleme tarihinden itibaren 10 yıl geçerlidir (md. 25/2). Düzenleme tarihinin üzerinden 10 yıl geçmişse ya da binada enerji ihtiyacını değiştiren bir uygulama yapıldıysa süresi dolan belgenin yenilenmesi gerekir.

3. Kat malikleriyle karar alın. Masrafın nasıl paylaşılacağını kat malikleri kurulunda konuşup kararı yazılı hale getirmek, sonradan çıkabilecek tartışmaları önler. Yönetim planınızda gider paylaşımına ilişkin bir hüküm varsa ona bakın.

4. Evrakları toplayın. Aşağıdaki listede.

5. Belgeyi girişe asın. Yönetmelik, belgenin bir nüshasının bina girişinde rahatlıkla görülebilecek bir yerde asılı bulundurulmasını ister (md. 25/6). Çoğu apartmanda atlanan yükümlülük budur.

Kat malikleri toplantısı için gündem örneği

Kararı kolaylaştırmak için toplantı çağrısına açık bir gündem maddesi koymak işe yarar. Örnek bir metin:

Binamızın enerji kimlik belgesinin durumu hakkında bilgi verilmesi; belge bulunmuyorsa veya süresi dolmuşsa bina için enerji kimlik belgesi düzenletilmesi, bu iş için teklif alınması ve masrafın paylaşım esasının görüşülerek karara bağlanması.

Toplantıda şunları hazır bulundurmak tartışmayı kısaltır: e-Devlet sorgusunun sonucu, varsa eski belgenin düzenleme tarihi, alınan teklifler ve proje evrakının nerede olduğu bilgisi. Kararın yazılı olması, ileride daire satan ya da kiraya veren kat maliklerinin sorularına da cevap olur.

Yönetim dosyasında neler saklanmalı?

Yönetmelik belgenin bir nüshasının bina sahibi, yöneticisi, yönetim kurulu ve/veya enerji yöneticisince muhafaza edilmesini ister (md. 25/6). Yönetim değiştiğinde belgenin kaybolmaması için dosyada şunlar bir arada durmalıdır:

• Belgenin bir nüshası ve düzenleme tarihi
• 10 yıllık sürenin bittiği tarih
• Belgeyi düzenleyen uzmanın ve kuruluşun bilgileri
• Belgeden sonra binada yapılan enerjiyle ilgili işlerin listesi (yalıtım, pencere, ısıtma sistemi)
• Kat malikleri kurulu kararı ve masraf paylaşım bilgisi

Yöneticiler değişirken devir teslim tutanağına belgenin durumunu eklemek, bir sonraki yönetimin sıfırdan araştırma yapmasını önler.

Başvuru sürecinin tamamı ayrı sayfada anlatılıyor. Yönetmeliğe göre belge yapı ruhsatına, ruhsat eki onaylı projelere ve ısı yalıtım raporuna uygun hazırlanır; mevcut binalarda projeden farklı uygulamalar yerinde tespit edilerek raporlanır (md. 26/A-11). Pratikte şu bilgiler işi hızlandırır:

• Mimari proje (onaylı, kat planları ve cephe görünüşleriyle)
• Yapı ruhsatı veya yapı kullanma izin belgesi
• Isı yalıtım raporu / projesi (varsa)
• Mekanik tesisat projesi (varsa)
• Isıtma sistemi bilgileri: merkezi mi bireysel mi, kazan tipi ve yakıt türü
• Sıhhi sıcak su üretimi: kombi, termosifon, güneş kolektörü
• Bina adres bilgileri

Eksik evrak, sürecin en sık uzama nedenidir. Özellikle eski binalarda onaylı projeye ulaşmak zaman alabilir; proje genellikle belediyenin imar arşivinden temin edilir.

Mantolama yaptıysanız

Bina dış cephe ısı yalıtımı yaptırdıysa mevcut belge artık binanın gerçek durumunu yansıtmaz. Yönetmeliğin 25/7. fıkrası, yıllık birincil enerji ihtiyacını değiştiren uygulamalardan sonra belgenin bir yıl içinde yenilenmesini ister. Süreci mantolama sonrası belge yenileme yazımızda anlattık.

Bu yönetimlerin lehinedir: mantolama sonrası düzenlenen belge genellikle daha iyi bir sınıf gösterir ve yalıtım yatırımının belgelenmiş bir çıktısı olur. Mantolamanın enerji sınıfına etkisi harf ölçeği üzerinden daha kolay anlaşılır.

Site yönetimlerinde blok bazlı yaklaşım

Çok bloklu sitelerde hesap bina bazlı yapıldığından, ayrı bloklar genellikle ayrı bina olarak ele alınır. Blokların mimari özellikleri ve yönlenmeleri farklıysa enerji sınıfları da farklı çıkabilir.

Tip projeyle yapılmış özdeş bloklarda süreç hızlanır, çünkü mimari veri ortaktır. Başvuru sırasında blok sayısını ve blokların proje durumunu belirtmek, planlamayı kolaylaştırır.

Örnek durum: Dört bloklu bir sitede iki blok aynı tip projeyle, diğer ikisi farklı bir projeyle yapılmış olsun. Bu durumda her blok ayrı bina olarak değerlendirilir ve dört ayrı belge düzenlenir. Aynı tip projeli iki blokta mimari veri ortak olduğu için hesap hızlanır; ancak yönlenme ve komşu binaların gölgelemesi gibi farklar sonuçları yine değiştirebilir. Site yönetiminin tüm blokları tek seferde planlaması, her blok için ayrı ayrı süreç başlatmaktan daha az koordinasyon gerektirir. Masrafın bloklar arasında nasıl paylaşılacağı ise yine yönetim planına ve kurul kararlarına bağlıdır.

Onaylı proje bulunamazsa

Eski apartmanlarda en sık yaşanan sorun, onaylı projenin kayıp olmasıdır. Yönetmelik belgenin ruhsata, ruhsat eki onaylı projelere ve ısı yalıtım raporuna uygun hazırlanmasını esas alır ve mevcut binalarda projeden farklı uygulamaların yerinde tespit edilerek raporlanmasını ister (md. 26/A-11). Bu yüzden ilk adım projeyi ilgili belediyenin imar arşivinden istemektir. Arşivden temin süreci zaman alabileceği için bu talebi kat malikleri kararını beklemeden, ilk iş olarak başlatmak mantıklıdır. Proje elinize geçtiğinde uzman, binadaki fiili durumla karşılaştırarak farklılıkları yerinde tespit eder.

Ticari birimi olan binalar

Zemin katında dükkân bulunan apartmanlarda belge yine binanın tamamı için düzenlenir; ticari birimlerin farklı kullanım amacı hesapta dikkate alınır. Süreç başında dükkânların varlığını ve kullanım şeklini belirtmek, sonradan düzeltme yapılmasını önler. Hangi yapıların kapsamda olduğunu kapsam içi ve kapsam dışı yapılar yazısında bulabilirsiniz.

Yönetimlerin sık karşılaştığı durumlar

"Belge müteahhitte kaldı." EKB hükümleri 1 Ocak 2011'den beri uygulanıyor ve yeni binalarda belge iskân aşamasında idareye sunuluyor (md. 25/4). Binanız 5 Aralık 2009'dan sonra ruhsat alıp 1 Ocak 2011'den sonra yapı kullanma izni aldıysa, iskân aşamasında bir belge düzenlenmiş olması beklenir (md. 25/4). Fiziksel nüsha elinizde değilse önce e-Devlet'ten sorgulayın; kayıt görünmüyorsa e-Devlet'te "kayıt bulunamadı" rehberimizdeki nedenleri kontrol edin ve müteahhitten nüsha isteyin.

"Bir kat maliki acilen satış yapmak istiyor." Belge bina geneli olduğu için tek bir malikin ihtiyacı, bütün binayı ilgilendiren bir işe dönüşür. Bu durumda yönetimin hızlı hareket etmesi, satışın takvimini de kurtarır. Satıcı tarafındaki adımlar tapu satışında EKB rehberimizde yer alıyor.

"Zemin kattaki dükkân kiraya verilecek." Dükkânın kiracısına verilecek suret de binanın belgesinin suretidir. Ayrı bir dükkân belgesi düzenlenmez. Kiralamaya özgü ayrıntılar kiralamada EKB rehberimizde.

"Belge var ama sınıfımız düşük." Mevcut binalar için alt sınıf sınırı yoktur; belge geçerlidir. Kat malikleri iyileştirme düşünüyorsa hangi kalemin öncelikli olduğunu enerji sınıfı nasıl yükseltilir yazımızda anlattık.

Sık yapılan hatalar

• Her kat malikinin kendi belgesini alacağını sanmak. 2022'den beri belge binanın tamamı için hazırlanır (md. 25/8).
• Belgeyi alıp girişe asmamak. Saklama ve asma, belgeyi almaktan ayrı bir yükümlülüktür (md. 25/6).
• Mantolama kararında belge yenilemesini bütçeye koymamak. Uygulamadan sonra belge bir yıl içinde yenilenmelidir (md. 25/7).
• Proje evrakını son ana bırakmak. Eski binalarda onaylı projeye ulaşmak en uzun süren adımdır.
• Dükkânları başvuruda belirtmemek. Farklı kullanım amacı hesaba girer; sonradan fark edilirse hesap yeniden yapılır.

Teklif alırken neye bakmalı?

Belge BEP-TR üzerinden düzenlenir ve BEP-TR'ye erişim yalnızca eğitimden geçmiş EKB uzmanlarına ve yetkili kuruluşlara verilir (md. 25/13). Bilgilerin doğruluğundan uzman ve yetkili kuruluş sorumludur (md. 25/4). Teklifleri karşılaştırırken yalnızca fiyata değil, teklifin binanın tamamını ve tüm blokları kapsayıp kapsamadığına, yerinde inceleme yapılıp yapılmayacağına ve belgeyi kimin düzenleyeceğine de bakın.

Maliyet nasıl paylaşılır?

Yönetmelik, belge masrafının kat malikleri arasında nasıl paylaşılacağını düzenlemez. Uygulamada yönetimler bunu kat malikleri kurulu kararıyla ve yönetim planındaki gider paylaşımı hükümlerine göre belirler. Belirsizlik varsa bir hukukçuya danışmak doğru olur.

Binanız için belge veya yenileme gerekiyorsa evrak listesini birlikte gözden geçirip süreci 2-3 iş günü içinde tamamlayabiliriz.